نظمت جامعة السلطان قابوس ممثلة بقسم دراسات المعلومات بكلية الآداب والعلوم الاجتماعية وبالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وبالشراكة مع المعهد الدولي لعلوم الأرشيف بتريستا وجامعة ألما ماتر يوروبيا في ماريبور أول ملتقى دولي في عمان يختص بإدارة الوثائق والأرشفة بعنوان "الملتقى الدولي لإدارة الوثائق والمحفوظات" تحت رعاية صاحب السمو السيد الدكتور فهد بن الجلندي آل سعيد رئيس الجامعة، وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

بدء الملتقى بكلمة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية قدمها زكريا بن عابد الخروصي مدير دائرة تجميع وتصنيف الوثائق وقال فيها: في إطار سعي هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من أجل بناء وتطوير قدرات العاملين في المجال الوثائقي بمختلف وحدات الجهاز الإداري للدولة والأجهزة الأمنية والعسكرية والشركات الحكومية والمؤسسات الخاصة وذلك من خلال إقامة علاقات تعاون مع مختلف دول العالم وتبادل الخبرات معها واستضافة المختصين في هذا المجال فقد دأبت الهيئة وبالتعاون مع جامعة السلطان قابوس ممثلة بقسم دراسات المعلومات بكلية الآداب والعلوم الاجتماعية وبالتنسيق مع المعهد الدولي لعلوم الأرشيف بتريستا وجامعة ألما ماتر يوروبيا في ماريبور إلى إقامة الملتقى الدولي لإدارة الوثائق والمحفوظات.
وأضاف يهدف هذا الملتقى إلى تدريب وتأهيل المختصين والعاملين والمهتمين بقطاع الوثائق والمحفوظات لرفع كفاءتهم وتمكينهم نظريا وعمليا للقيام بالعمل الوثائقي وتعزيز التعاون وتبادل الخبرات مع المؤسسات الأرشيفية الدولية والتعرف على آخر المستجدات في مجال الممارسات الأرشيفية.
وحيث إن مجال الوثائق والمحفوظات والمواصفات الدولية المرتبطة به في تطور مستمر مع ما يتوافق والوضع الحالي فقد كان ذلك من المحاور الرئيسية التي سوف يتناولها المحاضرون في أوراق العمل المقدمة حيث سيتم مناقشة التحديات في وصف المحفوظات وإدارة المحتوى باستخدام المعايير الدولية.
وأشار الخروصي أنه مع بدء التحول الرقمي في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات من خلال استخدامات منظومات تقنية متطورة كمنظومة وصول التي تشرف عليها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية قد بدأت مختلفات وحدات الجهاز الإداري للدولة في استخدامها فقد كان المهم التطرق إلى محور تحديات الحفظ الرقمي طويل الأمد والقواعد الخاصة بإدارة البيانات وضمان استمرارية العمل الوثائقي في عصر الرقمنة، كما سيصاحب الملتقى ورش تدريب عملي لجميع المشاركين والتي من المؤمل من خلالها إكساب العاملين في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات مزيدا من العلوم الجديدة يتم ترجمتها على أرض الواقع مستقبلا.

عقبها قدم الدكتور نبهان بن حارث الحراصي عميد كلية الآداب والعلوم الاجتماعية بالجامعة كلمته وقال فيها: تعد إدارة الوثائق وتنظيمها وتسهيل الوصول إليها عملا ينم عن تقدم وتطور مؤسسات الدولة، وإيمانها بأهمية الوثائق والمعلومات في حفظ ذاكرة المؤسسات، ونقل التجارب والخبرات، وصناعة القرار المبني على المعلومات. والتطورات الحديثة وأهمها استخدام النظم الإلكترونية في إدارة الوثائق مكنت من إدارة الوثائق بفاعلية أكبر، كما مكنت من ربط الوحدات وقاربت بين المستويات الإدارية المختلفة.
وأضاف: أن وضع حجر الأساس لمبنى هيئة الوثائق والمحفوظات والمكتبة الوطنية الذي شهدته السلطنة مؤخرا وبرعاية كريمة من صاحب الجلالة السلطان هيثم بن طارق -حفظه الله- ورعاه لدليل على المكانة التي يحظى بها هذا القطاع في السلطنة، والإيمان المطلق للقيادة الحكيمة لما يمثله قطاع المعلومات من أهمية في تحقيق أهداف الاستراتيجية عمان 2040 وبخاصة في التوجه العام للاقتصاد القائم على المعرفة، ونسأل الله أن يكلل هذا العمل بالنجاح لنشهد افتتاح مجمع عمان الثقافي الذي نعده إضافة قيمة لمسيرة النهضة المتجددة والرعاية السامية لقطاع الثقافة.
ويناقش الملتقى على مدى ثلاثة أيام محورين: المحور الأول التحديات في وصف المحفوظات وإدارة المحتوى باستخدام معايير دولية، والمحور الثاني تحديات الحفظ الرقمي طويل الأمد والقواعد الخاصة بإدارة البيانات، وعقد ورش تدريب عملي وشارك في الملتقى ما يقارب 160 مشاركا من مختلف الجهات الحكومية والخاصة والعسكرية والذين يعملون في مختلف المجالات ذات العلاقة بالأرشفة وإدارة الوثائق، من بينهم الأكاديميون والباحثون والطلبة والمهنيون ومديرو الوثائق والمحفوظات والشركات.