دشن مركز نظم المعلومات بجامعة السلطان قابوس مجموعة من الأنظمة الالكترونية والخدمات الجديدة هي : نظام الاستمارات الإلكترونية للدراسات العليا،نظام مستودع البيانات ،نظام الدفع الالكتروني ،نظام المشتريات ،نظام إشعار نتائج اختبار IELTS ،نظام الالتحاق بالجامعة ،نظام رفع الخطط الاستراتيجية للجهات ،تدشين شبكة eduroam ،تدشين منظومة البريد الالكتروني ،وتدشين نظام الإعلان عن الوظائف الاكاديمية،تدشين نظام ترشيح واختيار الموظف المجيد .
كما تم الاعلان عن مشاريع جديدة قيد التنفيذ هي : نظام الجدار الناري الأساسي ، ونظام الحوسبة عالية الأداء، ونظام تسجيل الطلبة.رعى حفل التدشين سعادة الدكتور علي بن سعود البيماني رئيس الجامعة، وبحضور الأستاذ الدكتور علي بن هويشل الشعيلي نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية.
وبدء الحفل بكلمة قدمها الدكتور ناصر بن مصبح الزيدي؛ مدير مركز نظم المعلومات سلط فيها الضوء على المركز والخدمات التي يقدمها والتطورات التي مر بها كما أشاد بفريق العمل القائم على الخدمات التي يقدمها المركز.
نظام الاستماراتِ الإلكترونيةِ للدراساتِ العليا
عقبها قدم الفاضل مازن بن حامد السليماني نائب مدير دائرة الشؤون الأكاديمية بعمادة الدراسات العليا كلمة تحدث فيها عن تدشين نظام الاستماراتِ الإلكترونيةِ للدراساتِ العليا(المرحلة الأولى)، الذي انطلقتْ فكرتُه من توصياتِ دراسةٍ أعدَّها فريقٌ في عمادةِ الدراسات العليا للنظرِ في إمكانيةِ تبسيطِ الاستماراتِ المستخدمةِ في الدراساتِ العليا بالجامعة ومقارنتِها بما هو معمولٌ به في الجامعاتِ الرائدة، حيث أوصتْ هذه الدراسةُ بضرورةِ تحويلِ الاستماراتِ الورقيةِ المستخدمةِ في الدراساتِ العليا إلى استماراتٍ إلكترونية .
وأضاف : إنَّ نظامَ الاستماراتِ الإلكترونيةِ للدراساتِ العليا يوفرُ لوحةَ تحكمٍ شاملة تمكِّنُ المستخدمَ من الاطلاعِ على أعدادِ وقوائمِ الطلبةِ المسجلينَ في الرسائلِ الجامعية حسبَ الصلاحياتِ المعطاه للمستخدمِ مع إمكانيةِ البحثِ أو استعراضِ أية نشاطاتٍ تتعلقُ بالرسالةِ الجامعيةِ للطالب.
وتشيرُ إحصائياتُ استخدامِ النظام حتى نهايةِ مايو 2019 إلى إتمامِ ما يقاربُ من خمسةِ آلافِ عملية، شملت اعتمادَ ستِّمائةٍ وثلاثٍ وستين (663) لجنةَ إشراف، وأكثرِ من ثمانيةٍ وسبعينَ (78) لجنةَ مناقشة،كما تمَّ تَسليمُ حوالي ستِّمائةٍ وأربعينَ (640) تقريرَ سيرِ أداءٍ للرسائل العلمية، وما يقاربُ من مائتينِ وتسعةٍ وثلاثينَ (239) تقريرَ مناقشة من قبل أعضاء لجان المناقشة.
عقبها تم عرض الأنظمة الجديدة الأخرى وتفاصيلها كالتالي :
مستودع البيانات
نظام مستودع البيانات في المرحلة الأولى: ربط الجامعة بالنظام الاحصائي بوزارة التعليم العالي ،بالتعاون مع دائرة الإحصاء والتخطيط ووزارة التعليم العالي، ويهدف إلى: الربط الالكتروني بين الجامعة ووزارة التعليم العالي المستفيدون من النظام: الجامعة ، وزارة التعليم العالي ،المركز الوطني للإحصاء والمعلومات.
الدفع الالكتروني
نظام الدفع الالكتروني بالتعاون مع دائرة الشؤون المالية وهيئة تقنية المعلومات يهدف إلى: تسهيل عملية الدفع للجامعة وأن يكون الدفع في حساب بنكي موحد لكل مؤتمرات وفعاليات الجامعة المدفوعة، المستفيدون من النظام: المسؤولون عن الإيرادات بدائرة الشؤون المالية الجهات والأشخاص من خارج وداخل الجامعة اللذين يجب عليهم الدفع للجامعة.
نظام المشتريات
نظام المشتريات يهدف إلى عرض طلبات الشراء في الوقت المناسب وبالتفاصيل المطلوبة، المستفيدون من النظام: دائرة المشتريات والشركات المتعاملة مع الجامعة.
إشعار نتائج اختبار IELTS
نظام إشعار نتائج اختبار IELTS بالتعاون مع مركز الدراسات التحضيرية يهدف إلى: تسهيل وتسريع عملية استلام نتائج اختبار IELTS وتخفيف مشقة الذهاب والإياب للمختبرين وتخفيف العبء على كادر العمل، المستفيدون من النظام: موظفي مركز الدراسات التحضيرية المسؤولون عن نتائج الاختبار ،والخاضعين لاختبار IELTS بالجامعة.
نظام الالتحاق بالجامعة
نظام الالتحاق بالجامعة بالتعاون مع عمادة القبول والتسجيل يهدف إلى: تسهيل عملية التقدم بطلبات الالتحاق بالجامعة ومتابعتها الكترونيا ،والمستفيدون هم: عمادة القبول والتسجيل – الكليات والأقسام.
رفع الخطط الاستراتيجية للجهات
وهو نظام بالتعاون مع مكتب نائب الرئيس للشؤون الأكاديمية وخدمة المجتمع يهدف إلى: تمكين المسؤولين عن الخطة من متابعة أداء وحدات الجامعة المختلفة المستفيدون من النظام: مكتب نائب الرئيس للشؤون الأكاديمية وخدمة المجتمع – وحدات الجامعة المختلفة.
شبكة eduroam
تطبيق شبكة إديوروم (eduroam). وهي خدمة تجوال دولية للمستخدمين في مجال البحث والتعليم العالي والتعليم الإضافي. يوفر للباحثين والمدرسين والطلاب والموظفين وصولاً سهلاً وآمناً إلى الشبكة عند زيارة مؤسسة أخرى غير الجامعة، وذلك باستخدام نفس بيانات الاعتماد كما هو الحال عند وصولهم إلى الشبكة من داخل الجامعة. خلال شهر أبريل الماضي تم تسجيل عدد 7970 اتصال بالشبكة في داخل الجامعة من غير منسوبي الجامعة، كما انه خلال نفس الشهر تم رصد عدد 2770 من مستخدمي شبكة الجامعة استطاعوا الاتصال بالشبكة في خارج الجامعة.
كما تم العمل على تطوير وترقية بعض من الأنظمة القائمة ؛ مثل نظام التحكم بالوصول للشبكة ( Nac system) ونظام إدارة خدمات تقنية المعلومات (ITSM)، ونظام المراسلات والأرشفة الإلكترونية (CMS)، ونظام الحضور والغياب ونظام التحويل بين الكليات بالإضافة إلى إجراء عدد من التغييرات التغييرات في الشبكة اللاسلكية.
منظومة البريد الالكتروني
تدشين منظومة البريد الالكتروني وهي تشهد التحول الى نظام الجي سوت بحيث يضم الجيميل كل مايحتاجة الموظف في مكان واحد.
الإعلان عن الوظائف الاكاديمية
نظام الإعلان عن الوظائف والتقدم لها الكترونيا بالتعاون مع دائرة شؤون الموظفين ولجنة الوظائف الأكاديمية النقلة النوعية التي أحدثها النظام: قالب موحد للإعلان عن الوظائف بالجامعة، نافذة موحدة للإعلانات عن وظائف الجامعة، وسهولة البحث عن الوظائف في الجامعة من خلال محركات البحث،و انشاء ملفات شخصية للمسجلين في النظام، و سهولة التقدم للوظائف المعلن عنها، اشعارات تلقائية عند تغيير حالة الطلب، فرز الطلبات بعدة معايير تمكن الكليات والأقسام من تحديد أفضل المتقدمين.
المستفيدون من النظام: دائرة شؤون الموظفين – لجنة التوظيف الأكاديمي – الكليات والأقسام – المتقدمين للوظائف.
ترشيح واختيار الموظف المجيد
اختيار الموظف المجيد بوحدات الجامعة كان يتم ورقياً ويمر بمراحل عديدة تستهلك وقتاً طويلاً، مع احتمالية وجود الأخطاء؛ لذلك قام مركز نظم المعلومات بالتعاون مع لجنة اختيار الموظف المجيد بتطوير نظام ترشيح واختيار الموظف المجيد والذي يهدف إلى إدارة عملية اختيار الموظف المجيد بسهولة وشفافية.النقلة النوعية التي أحدثها النظام: سهولة إدارة النظام والمتغيرات في تحديد فترة الترشح و شروط الترشح ، و تحقيق دقة عالية في ترشيح واختيار الموظفين المستوفين للشروط، و تمكن رؤساء الوحدات من الاطلاع على قوائم الموظفين وفرزهم كل حسب الفئة .المستفيدون من النظام: لجنة اختيار الموظف المجيد – وحدات الجامعة المختلفة.
الختام
وفي الختام قام راعي الحفل بتكريم فريق العمل في مركز نظم المعلومات .